Als Techniker interessiert mich natürlich in erster Linie der Bereich Technik. Kaum eine Veranstaltung ohne PowerPoint oder Beschallungsanlage. Schlechte Qualität ist (leider) häufig anzutreffen. Beamer und Laptop vertragen sich nicht; das Video in der PowerPoint Präsentation läuft nicht; der Referent ist schwer zu verstehen; das Mikrofon pfeift. Die Aufzählung wäre beliebig fortzusetzen. Erstaunlich sind jedoch die gelassenen Reaktionen auf solche Ereignisse. Tritt eine Panne auf, reagieren viele Hotels eher hilflos mit dem Hinweis “das ist eben Technik”.
Ist es nicht! kann ich Ihnen als Konferenztechniker mit einer Berufserfahrung von mehr als 30 Jahren versichern. In der Regel ist die Technik nicht ursächlich. Das Problem ist wieder einmal der Mensch. Schlechte oder fehlerhafte Beratung, mangelnde Qualifikation von Technikern (oft Quereinsteiger ohne Fachausbildung und Erfahrung), falsche technische Ausstattung, ungeeignete Räumlichkeiten und nicht zuletzt unpräzise Anforderungen der Veranstalter sind die Quelle allen Übels.
Tagungshotels werben mit “modernster Tagungstechnik” und haben eine hohe Meinung von ihrem technischen Angebot. Die degefest Trendanalyse 2012 “Kundenerwartung in der Veranstaltungswirtschaft” kommt jedoch zu dem Ergebnis, dass die Erwartung von Tagungskunden und die Wahrnehmung von Veranstaltungsstätten unterschiedlich sind. 34% der Veranstalter geben an, dass nur 61 – 80% ihrer Veranstaltungen einwandfrei verlaufen. Die Bedeutung von audiovisuellen Medien steht für Veranstalter an erster Stelle.
Veranstaltungsqualität ist planbar.
Hier gelten Regeln, die alle Beteiligten kennen sollten.
Die Qualität einer Veranstaltung ist an einem perfekten Ablauf und am Nutzen für die Teilnehmer orientiert. Es geht also nicht allein darum eine Veranstaltung zu planen und mit Teilnehmern zu füllen, sondern sie auch professionell durchzuführen.
Die Auswahl der geeigneten Weine mag für die Bankettabteilung eines Hotels von primärem Interesse sein, erfolgsentscheidend für eine Business-Veranstaltung ist sie nicht. Die Bedeutung qualitativ hochwertiger Veranstaltungstechnik für die Qualität einer Veranstaltung wird oft unterschätzt. Doch das allein genügt nicht. Veranstaltungen werden technisch komplexer. Deshalb gehört Technik in die Hände von erfahrenen Fachleuten.
Veranstaltungsqualität beginnt mit einer Fachberatung. Niemand erwartet von einem Hotelmanager, dass er Technikspezialist ist. Erfolgreiche Tagungshotels arbeiten deshalb mit Experten zusammen, die sie bereits bei Angebotsanfragen direkt mit dem Kunden zusammenbringen. Mangels eigener Erfahrung sind Tagungskunden nicht selten verunsichert. Ein technisch versierter Ansprechpartner gibt ihnen die Sicherheit „dass ihre Veranstaltung in den richtigen Händen ist“.
Bei der Auswahl von Dienstleistern ist darauf zu achten, dass die Erreichbarkeit auch außerhalb der üblichen Bürozeiten gewährleistet ist. Nicht jeder Veranstaltungstechniker erfüllt die Anforderungen des Tagungsgeschäfts. Konferenztechnik ist kein Open Air. Hier gelten andere Anforderungen an Technik und Personal. Es gibt keinen Mitarbeiter, der für die Dauer einer Konferenz näher am Kunden ist, als der Konferenztechniker, der in der Veranstaltung präsent ist. Er stellt die unmittelbare Bindung zur Veranstaltungsstätte her.
Nicht funktionierende Technik und schlechte Leistungen werden immer dem Hotel zugerechnet. Deshalb ist dieser Bereich wie kaum ein anderer ausschlaggebend für Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.
Das Anspruchsniveau wird steigen. Auch das belegt die degefest Trendanalyse.
Dirk Klostermann
Medieningenieur, Journalist
www.k2-communication.com
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